נפתלי אקרמן, מבקר עיריית רחובות, העביר לראש העירייה רחמים מלול את דו"ח הביקורת לשנת 2017. הדו"ח מתרכז במספר נושאים, ובהם: בית הספר דה שליט, פינוי והטמנת פסולת, הנחות בארנונה, היסעים בחינוך, והיבטים בניהול המוקד. כפי שניתן לראות בדו"ח המלא, שכולל 168 עמודים, בכל אחד מהסעיפים מגיבים הגורמים הרלוונטיים בעירייה בפירוט. בנוסף, בתגובה לפניית "ערים", נמסר מהעירייה כי "הליקויים תוקנו וכי ההמלצות בשלבי יישום בשטח" (התגובה המלאה של העירייה ושל מבקר העירייה בסוף הכתבה).
בפתח הדו"ח מציין המבקר אקרמן: "זהו הדו"ח הראשון עבורי בתפקיד זה והוא עוסק במגוון נושאים המצויים בליבת העשייה העירונית, כאשר אחד העקרונות שעמדו בבסיס קביעת תכנית הביקורת הנו עקרון נראות הביקורת והמחשת נוכחותה במגוון תחומי העשייה העירונית. פריסת הביקורת כאמור, נועדה לשדר מסר משמעותי הן לעובדי העירייה והן לציבור מקבל השירות שהם תושבי העיר – מסר של שקיפות ושאיפה ליעילות, חיסכון וטוהר מידות. אפקטיביות הביקורת נמדדת במידת הפקת הלקחים, תיקון הליקויים ויישום ההמלצות וכמובן מניעת הישנותם של ממצאי הביקורת.
"בהזדמנות זו שבה אני מציין סיום שנה ראשונה בתפקידי, אני שולח את תודתי לך, למנכ"ל העיריה ולכלל מנהלי ועובדי העירייה על הסיוע ושיתוף הפעולה הפורה לו זכיתי במהלך עבודתי. אני תקווה כי הביקורת תסייע לארגון בראשו אתה עומד בהשגת מטרותיו, בהענקת שירות יעיל ונגיש לתושבי העיר ובניהול מיטבי של משאבי העיר לטובת תושביה".
להלן עיקרי הדו"ח על פי חלוקתו לנושאים:
פינוי והטמנת פסולת:
בין ממצאי הביקורת: אין חולק כי נעשות פעולות רבות ומושקעים משאבים רבים בניקיון העיר ושיפור חזותה. המאמץ נושא פרי והעיר זכתה השנה (2017) זו השנה השביעית ברציפות, ב- 5 כוכבי יופי מטעם "המועצה לישראל יפה". לצד ההישג וההצלחות הנרשמות לזכות הגורמים המקצועיים בשיפור פני העיר, הביקורת מצביעה על מספר דרכים בהן אפשר להביא לייעול השירות וכן להידוק הפיקוח והבקרה על התשלומים ולהגברת שביעות רצון התושבים.
במסגרת הביקורת בדקנו את התנהלות אגף שפ"ע בעירייה בכל הקשור לשמירה על ניקיון המרחב הציבורי בעיר. בין היתר: ביצוע עבודות הניקיון שבאחריות האגף, פיקוח ובקרה על עבודת קבלני המשנה בנושא ניקיון השטחים הציבוריים ופינוי האשפה, בחינת ההתקשרות עם קבלני המשנה והתשלום בגין העבודות, טיפול בפניות התושבים וסיורי שטח לבחינת מצב הניקיון בפועל.
אמנם העירייה הפריטה כאמור חלק מפעולות הניקיון והעבירה את ביצוען לידי קבלנים, אולם הפיקוח והבקרה על פעולותיהם של אותם קבלנים נותר באחריותה. מהביקורת עולה כי עובדי האגף מקיימים פיקוח על עבודת קבלני המשנה ואף קשובים לפניות התושבים ומטפלים בתלונות בנושא הניקיון, אולם עולה הרושם כי העירייה מתמקדת במתן מענה לצרכים המתעוררים מעת לעת ופחות בפעולות הסברה ומניעת השלכת פסולת במרחב הציבורי. פיקוח ואכיפה בין 08:00 ל-15:30 עבודת הפיקוח נעשית בהרכב מלא, דהיינו 12 פקחים המחולקים לפי אזורי עבודה, כאשר החל מהשעה 16:00 ועד 24:00 ע"י תורן שמתחלף בשעה 20:00. נקודת המוצא למתכונת עבודה זו היא כי החל מהשעה 16:00 נדרש פקח תורן בלבד, לצורך פיקוח על בעלי העסקים, מרכזי הבילויים ומוקדי רעש.
העדר נהלי עבודה לניהול פעילות האגף: מהביקורת עולה כי לא נקבעו נהלי עבודה כתובים בדבר אופן ניהול הפעילות באגף איכות הסביבה, בכלל זה: ניהול ובקרה על טיאוט הכבישים והרחובות, פינוי האשפה הביתית ופינוי הגזם ברחבי העיר, הגדרת תהליך אישור התשלומים לקבלני המשנה, הנחיות עבודה למפקחים בדבר ביצוע בקרת איכות על עבודות הניקיון, הנחיות להטלת קנסות, במידת הצורך, וכדומה. עובדי האגף פועלים בהתאם לנוהגי עבודה שהשתרשו עם השנים, בהתאם להיכרותם את אופי העבודה וקבלני המשנה ועל פי שיקול דעתם. עם זאת, מ"מ סגן מנהל אגף שפ"ע מקיים פגישה יומית עם מנהלי האזורים בתחילת כל יום ומעדכן לגבי קריאות מיוחדות והעבודות המתוכננות למהלך היום.
התייחסות ראש העיר: ההמלצות מקובלות והאגף יפעל לקביעת נהלים.
אי ניצול מערכות המידע שברשות האגף: פעילות בנושא ניקיון מבוססת בעיקר על רישומים ידניים או באמצעות מחולל תמלילים וורד. לא נעשה שימוש במערכת רכש כמקובל, לצורך הפקת הזמנות ובקרת תשלומים. הבקרה מבוצעת באופן ידני. לא קיימת מערכת לניהול מידע גיאוגרפי לצורך מיפוי אזורי הניקיון ובקרת עליהם. אי ניצול מערכת ה-GPS המותקנת במשאיות קבלני המשנה, למעקב אחר תנועות ומיקום הרכבים. הביקורת מעלה כי האגף אינו מנצל כלים אלה כדי ליעל את תהליך העבודה וליישם בקרות על עבודת קבלני המשנה והחיובים שהם מגישים לעירייה. העדר שימוש בכלים ממוכנים וביצוע בקרה ידנית, מחלישים את הבקרה אחר עבודת קבלני המשנה וחושפים את העירייה לטעויות אנוש ואף לדיווח כוזב, אשר עלולות להתבטא בהוצאות יתר.
התייחסות ראש העיר: ההמלצות מקובלת והאגף פועל ליישומן.
העדר תיעוד בקרה ופיקוח על עבודת קבלני המשנה: באגף שפ"ע ישנם 5 מנהלי אזורי ניקיון ו- 2 מפקחי מיחזור האחראים על קיום בקרה על עבודת קבלני הניקיון. בתחילת כל יום מקיים סגן מנהל האגף פגישה עם מנהלי האזורים ונציגי קבלן הניקיון, עוברים על פניות התושבים, מתעדפים את המשימות הדחופות ולאחר מכן ממשיכים בביצוע המשימות היומיות על פי התכנית השבועית. מנהלי האזורים מבצעים סיורים במהלך היום ומוודאים, בין היתר: כי עובדי הקבלן הגיעו לעבודה מדי יום ומבצעים את עבודתם על פי התכנית, בודקים כי קבלן פינוי הגזם והפסולת ביצע פינוי על פי מועדי הפינוי השבועיים בכל אזור וכי האזור נמצא נקי לאחר פינוי הגזם והפסולת. מהביקורת עולה כי אין תיעוד אחר תהליכי פיקוח שמבצעים מנהלי האזורים על פעולות הניקיון. לדעת הביקורת, העדר תיעוד מהווה פגם בבקרה וביכולת העירייה לוודא שפינוי האשפה מתבצע על פי תכנית העבודה ועולה חשש כי חריגה מעקרונות התפעול בנוגע לתדירות פינוי האשפה ואיכות הפינוי, לא יזוהו ו/או לא יטופלו כראוי.
התייחסות ראש העיר: המלצה התקבלה ובשלבי יישום.
פינוי גזם ופסולת מוצקה: לעתים נדרשים תושבים לפנות ציוד ישן וגזם מבתיהם. המאפיין העיקרי של סוג פסולת זאת הוא נפחן הגדול, לכן נקבע כי התושבים יפנו את הפסולת לפינת רחוב לטובת איסופן. בכדי למנוע תפזורת של פסולת ברחובות העיר והפרעה לציבור נקבעו מספר כללים בנוגע לפינוי גזם ופסולת גושית.
א. האיסוף יבוצע ביום שייקבע לכל אזור בעיר.
ב. את הפסולת יש להוציא לרחוב ערב לפני יום הפינוי.
ג. יש להקפיד שאורך הגזם לא יעלה על מטר אחד.
ד. פסולת דשא ושלכת, יש לארוז בתוך שקיות ניילון סגורות ולרכזם במועדים שנקבעו לכך, ליד שפת המדרכה ולא בסמוך לעמודי חשמל, טלפון וקופסאות כבלים.
העדר מקום ייעודי לפינוי פסולת: מהביקורת עולה כי לא נקבעו מקומות ייעודיים לפינוי האשפה – אף במקומות בהם הדבר ניתן. בפועל התושבים מניחים פסולת במרחב הציבורי, שאינו ייעודי או מסומן, לרוב על המדרכה הסמוכה לביתם, באופן שלעתים יש בו כדי יצירת מפגע וחסימה למעבר הולכי הרגל תוך סיכון הולכי רגל הנאלצים לרדת לכביש לשם עקיפת המפגע. הגדרת נקודות לפינוי פסולת נחוצה אף לצורך הרחקת הפסולת מצנרת מים, עמודי חשמל ותקשורת, באופן שעלול להקשות על קבלני הפינוי ולגרום לנזקים, לרבות פגישה באבנים משתלבות שאינן קשיחות דיין לפינוי הפסולת באמצעים מכניים כבדים.
חסימת מעבר הולכי רגל בשל עבודות יזומות מטעם העירייה: מבדיקת הביקורת עולה כי בחלק מהמקרים שנמצאו, השלכת הגזם בוצעה ע"י קבלני הגיזום מטעם העירייה.
בתגובת מנהל אגף גנים לטיוטת הדו"ח צוין כי בכל הנוגע לעבודות גיזום המתבצעות ע"י קבלני העירייה, קיימת הקפדה על הנחת גזם ללא הפרעה להולכי רגל. ככל שנמצאות חריגות הדבר מטופל ע"י מפקח אגף גנים בשיתוף פעולה עם הפיקוח העירוני, על מנת להימנע מהישנות מקרים דומים, בין היתר באמצעות הטלת קנסות בגין הפרות בנושא. עוד לדבריו, לצורך הגברת תיאום העבודה בין עבודת הגיזום לפינוי, בוצע לאחרונה הידוק שיתוף הפעולה בין המפקחים של אגף גנים לבין מנהלי האזורים של מחלקות שפ"ע ואיכות הסביבה; זאת ועוד, על רקע התפתחות העיר והקמת שכונות חדשות נבחן הצורך בהוספת ימי פינוי לטובת עבודות הגינון הנדרשות באותם מקומות. בנוסף, אגף גנים הסדיר כבר לפני כעשור נקודות המיועדות לפינוי גזם וכן במטרה להימנע מחסימת מדרכות הנחה את הקבלנים לפנות את הגזם לפחים מוטמנים כאשר אין ברירה אחרת.
לגבי הגדרת מקומות מוגדרים לפינוי פסולת, הצבת מכולות לפינוי פסולות וקיצור זמני טיפול בפינוי פסולת שפונתה לאחר המועד שנקבע, התייחס ראש העיר (בהתאמה) כי קיים קושי במרחב העירוני של רחובות המאופיין בציפוף, עלות המכולות גבוהה והיעילות מוטלת בספק, וכי ההמלצה תיבחן.
קושי בזיהוי משליכי פסולת: מבדיקת הביקורת עולה כי העירייה מתקשה לנקוט הליכים כלפיי משליכי פסולת )גזם ומוצקה( בניגוד לימים ולשעות שנקבעו, בשל קושי בזיהוי אותם תושבים. מבדיקת נתוני המוקד, עולה כי למעלה ממחצית המקרים של השלכת פסולת – לא עלה בידי הפיקוח לזהות את הפסולת )את הבעלים(. לטענת מנהל אגף תנועה שילוט ופיקוח, במקרים בהם קיים זיהוי של משליך הפסולת מוטל קנס. דו"ח ביקורת 37/2 פינוי והטמנת פסולת 73 הביקורת בדעה לפיה נדרש לייעל ולבקר את דיווחי פקחי איכות הסביבה, באמצעות הצורך להזין את תוצאת הקריאה למערכת ודו"חות ניהוליים שישקפו את אפקטיביות עבודתם.
בתגובה לטיוטת הדו"ח צוין ע"י סגן מנהל האגף ערן יחיא כי ההמלצות מקובלות והוא יפעל לכתיבת ואימוץ נהלי עבודה בכתב.
הגברת הטיפול בפסולת קרטונים: הביקורת ממליצה כי במקומות הידועים כמוקד לפינוי קרטונים באופן שפוגע בניקיון המקום ובפרט בנקודות הסמוכות למרכזים מסחריים, יוצבו מתקנים ייעודיים או יוחלפו המתקנים הקיימים במתקנים גדולים יותר, על מנת להכיל את כלל הקרטונייה המושלכת באותם אזורים. לחילופין מוצע לרכוש ולהציב באותם מקומות דחסנים לטיפול בכמויות הקרטונים המושלכות במקום לצמצום הפגיעה בניקיון ולשיפור חזות פני העיר.
במקביל, יש לאכוף על בעלי העסקים כללים שימנעו מהם השלכת קרטונים למרחב הציבורי לאחר מועדי הפינוי, על מנת לשמור על ניקיון המרחב בכל שעות היום ובעיקר בסופי שבוע.
בתגובת סגן מנהל האגף לטיוטת הדו"ח, צוין כי לאחרונה תוגבר הצוות שאמון על תיקון כלי האצירה בעובד נוסף, דבר שיאפשר תיקון מהיר יותר של כלי האצירה להגברת שביעות רצון ציבור התושבים.
התייחסת ראש העיר: בבחירת גודל ומיקום קרטוניה יש לאזן בין שטח החנייה שנתפס לבין הצרכים במקום. במכרז החדש תיבחן אפשרות לדרוש קרטוניות גדולות יותר.
אשפה ברחובות (צילום: מתוך עמוד הפייסבוק של מחאת הזבל)
היבטים בניהול המוקד:
הביקורת למדה כי קיימים מקרים בהם הפניות במוקד נסגרות ומסווגות כמטופלות למרות שבפועל לא מתבצע תיקון התקלה ו/או הסרת המפגע, וזאת, בין היתר, ממספר טעמים אפשריים: אין מדובר בתקלה, הנושא אינו בתחום אחריות הרשות, שיהוי בתיקון התקלה בשל אילוצים תפעוליים / תקציביים / אחרים, אי איתור מקור התקלה / מפגע, תיקון התקלה כרוך בעבודות מתמשכות. ברוב המקרים הנ"ל, סגירת הפנייה מתבצעת ללא כל משוב לתושב.
סגירה בלתי מבוקרת של פניות בנושאי ניקיון: הביקורת למדה כי פניות בנושא ניקיון המתקבלות בסמוך לפני יום פינוי נסגרות ע"י אגף שפ"ע ומסווגות כמטופלות, כאשר הודעת "טופל" נשלחת לפונה מתוך הנחת עבודה מקצועית לפיה ממילא הטיפול בהם יבוצע במסגרת יום הפינוי למחרת. חלק מהתושבים אשר מעבירים את הפניות למוקד, רואים בהודעה כאמור דיווח כוזב, שכן במועד קבלת ההודעה הפסולת טרם פונתה. יתרה מכך, בחלק מהמקרים בהם מטעמים שונים לא בוצע בפועל פינוי של הפסולת אף ביום הפינוי למחרת, ההודעה אודות טיפול במפגע בוודאי מתפרשת כדיווח כוזב. במסגרת הביקורת נערכה חשיבה והוחלט במקרים הנ"ל להתאים את נוסח ההודעות שיישלחו לפונים באופן שיבהיר כי הפינוי צפוי ביום העבודה הקרוב ולא "כטופל" בטרם בוצע בפועל.
הביקורת בדעה לפיה חיוני לתת מענה לתושבים הפונים למוקד, גם כאשר לא ניתן לספק את השירות המבוקש בשל אילוצים / עיכובים שונים. זאת ועוד, הביקורת בדעה לפיה אין לסגור פניות בהם לא ניתן לספק את השירות, אלא יש להותיר אותן פתוחות, גם לצורך מעקב מהימן אחר זמני השירות בפועל.
על פי התייחסות ראש העיר, הדבר כבר בוצע בפועל.
מוקדנית במוקד העירוני ברחובות (למצולמת אין קשר לכתבה)
רוצים להישאר מעודכנים?
דה שליט:
בין ממצאי הביקורת: בשנת 2014 אגף החינוך הפיץ לבתי הספר התיכוניים חוברת נהלי עבודה שנערכה ע"י חברת שחף, הכוללת התייחסות בין היתר להיבטים הכספיים לניהול נכון של בית הספר. נהלי עבודה נועדו להתוות את תהליכי העבודה הרצויים בארגון, במסגרתם מוטמעות בקרות המשקפות את מדיניות הארגון והתפיסה הניהולית שלו תוך קביעת כללים שיש בהם כדי להבטיח עמידה ביעדים, ייעול תהליכי עבודה, ומניעת ו/או הקטנת החשיפה לסיכונים.
בפועל, הביקורת מעלה כי הגורמים הרלוונטיים בבית הספר אינם מודעים לחוברת הנהלים. חוסר מודעות לקיומם של נהלי עבודה קבועים ומוגדרים על ידי מי מהגורמים האחראים על הניהול הכספי בבית הספר מהווה חשיפה להתנהלות שלא ע"פ נורמות מקובלות ו/או כללי מינהל תקין.
בתגובה לטיוטת דוח הביקורת נמסר ע"י החברה המייעצת (שחף) כי הם יפעלו להגברת והעמקת מודעות הגורמים המקצועיים בבית הספר לקיום הנהלים ולחשיבות העבודה בהתאם.
בית הספר דה שליט (צילום: ניר שמול)
היסעים בחינוך:
היעדר 'הפרדת רשויות': מנהל מחלקת ההיסעים בחינוך, מבצע את הליך רכש ההיסעים במסגרת המחלקה, הן כ'גוף דורש' והן כ'גורם מתקשר' וללא סיוע גוף רכש בלתי תלוי. בהתאם, לצורך אישור חשבוניות הספקים, מנהל המחלקה משמש כ'גורם המאשר התפעולי', המאשר בחתימתו את קבלת השירות. בפועל, יוצא שמנהל המחלקה, משמש בו-זמנית, הן כ'גורם המזמין' המאשר את קבלת השירות, הן כ'גורם המתקשר' המאשר את מחירי השירות, והן כגורם המסכם את הנ"ל, ומאשר את התחייבות העירייה לשלם. הליך אישור החשבוניות, אינו מקיים 'הפרדת רשויות' הנדרשת למניעת 'ניגוד העניינים המובנה' בהליכי הרכש והתשלומים, לנושא היסעים בחינוך.
התייחסות ראש העיר: אמרכלית האגף הונחתה לבקר את התשלומים המשולמים בגין ההיסעים.
הנחות בארנונה:
הביקורת מעלה כי מדיניות העירייה בכל הנוגע למתן הנחות הינה מקילה ביותר, כאשר רוב רובם של הזכאים זוכים לשיעורי ההנחה המקסימאליים וזאת בשל הימנעות מקביעת מבחני משנה לקביעת זכאות על בסיס מצבם הכלכלי; כמו כן נמצא כי אגף המיסים לא ביצע עדכון וריענון של נוהל העבודה בכתב וכן נמצא חוסר הקפדה על שימוש בטפסי הבקשה להנחה.
מומלץ כי מועצת העיר תבחן אימוץ מבחני משנה להנחת ארנונה לחלק ממקבלי הנחות סקטוריאליות, במטרה ליישם מדיניות חלוקת נטל צודקת יותר בין התושבים, בהתאם למצבם הכלכלי.
בתגובת ראש העיר לטיוטת הדו"ח צוין כי בשנת הכספים הבאה תיבחן האפשרות לקבוע מבחני משנה בצו הארנונה.
התייחסות עיריית רחובות לדו"ח מבקר העירייה לשנת 2017: "עבודת העירייה היא פסיפס מורכב וענק של אלפי עובדות ועובדים העושים עבודתם נאמנה. אנו מייחסים חשיבות רבה לאיתור ממצאים ע"י הביקורת, ורואים בעבודה זו חלק בלתי נפרד במכלול פעילותה של העירייה. חשוב לציין כי בהתייחס לכל נושאי הדו"ח לשנת 2017, הלקחים הופקו, הליקויים תוקנו, וההמלצות בשלבי יישום בשטח. העירייה תמשיך בביצוע משימותיה תוך שמירה על החוק ועל כללי המנהל התקין, תוך חתירה מתמדת להעניק לאזרחי רחובות את מלוא השירותים והטיפול שהם ראויים לו".
התייחסות מבקר העירייה: "ברצוני לציין בחיוב את ההתייחסות החיובית והרצינית של כלל העובדים לתפקיד הביקורת. הביקורת זוכה לשיתוף פעולה מלא החל מראש העיר ומנכ"ל העירייה וכלה באחרון העובדים. מנכ"ל העירייה ומנהלי האגפים קשובים לממצאים והמלצות הביקורת. בכל אחד מהנושאים שבוקרו, התקיימו ישיבות עבודה שדנו באופן ענייני ומקצועי בממצאים שהועלו, ובדרכים ליישם את המלצות הביקורת".
רוצים להישאר מעודכנים אחר כל הידיעות החשובות ברחובות?
הצטרפו לקבוצת הווטסאפ של "ערים"
הורידו את אפליקציית "ערים רחובות" באנדרואיד
הורידו את אפליקציית "ערים רחובות" באייפון
תגובות